Los inventarios forman una parte crucial de las empresas, ya sea que se dediquen a comercializar un producto o a ofrecer un servicio, ninguna puede librarse de esta tarea tan vital.
En este artículo te decimos qué es la gestión de inventarios, su importancia y las ventajas de gestionarla adecuadamente.
¿Qué es un inventario?
Un inventario es un listado de los activos de una empresa, ya sea mobiliario, productos, materias primas, etc.
El objetivo de un inventario es poder administrar estos activos de forma correcta.
¿Qué es la gestión de inventarios?
Entonces, la gestión de inventarios consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar el almacenamiento de productos, desde que son producidos, o entran a la empresa, hasta que son comercializados o utilizados.
Su propósito es asegurar que siempre haya suficiente stock para satisfacer la demanda sin generar excesos innecesarios.
Importancia de la gestión de inventarios
La administración de inventarios es crucial para la eficiencia operativa y financiera de una empresa.
Una mala gestión puede generar costos adicionales, como pérdida de ventas y problemas logísticos, así como un aumento en los costos. Por lo que una adecuada gestión es fundamental.
3 Tipos de sistemas de gestión de inventarios
De manera general podemos hablar de tres tipos de la gestión de inventarios:
1. Inventario Manual
Consiste en registrar los productos cuando entran o salen del negocio y registrarlos, ya sea en papel o en hojas de cálculo. Es una opción poco recomendable, pues toma mucho tiempo y es susceptible a errores manuales.
2. Inventario periódico
En este sistema se cuenta el inventario en intervalos periódicos fijos. Por ejemplo, cada semana, cada mes, cada trimestre, etc.
Si se cuenta con un software de gestión de inventarios, puede hacerse mediante tecnologías como el código de barras y QR, lo que lo hace más preciso y rápido.
3. Inventario perpetuo o permanente
En este el inventario se mide en tiempo real gracias a las automatizaciones del software de gestión de inventarios. En cuanto un producto se vende, se mueve de almacén o se envía, el movimiento se registra en el sistema.
De esta forma, se pueden tener datos frescos y actualizados para la toma de decisiones.
5 Beneficios de una correcta administración de inventarios
1. Reducción de costos operativos
Tener un exceso de inventarios puede incrementar los costos de almacenamiento, mientras que el no tener inventario puede tener efectos adversos en las ventas y operaciones.
Al optimizar el almacenamiento, se minimizan los costos por sobre stock o desabasto.
2. Mayor eficiencia en la cadena de suministro
El tener un inventario actualizado y automatizado permite mejorar los tiempos de entrega y evitar retrasos, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa.
3. Mejor toma de decisiones
Gracias a que el software de gestión de inventarios ofrece reportes y análisis en tiempo real, es posible tomar mejores decisiones respecto a la planificación de compras y otros aspectos relacionados. Lo que evita desperdicios y reduce los costos.
4. Incremento en la satisfacción del cliente
La correcta administración de inventarios garantiza que los productos estén disponibles justo cuando el cliente los necesita. Si se evitan retrasos y se entrega a tiempo, el cliente estará más satisfecho, lo que a su vez incrementa las posibilidades de una compra repetida.
5. Menos pérdidas por obsolescencia o robo
Un monitoreo constante reduce el riesgo de productos caducos u obsoletos. Adicionalmente este seguimiento continuó facilita identificar puntos donde el producto puede ser susceptible de robo, para reducirlo o eliminarlo.
4 Retos de la gestión de inventarios
1. Falta de tecnología adecuada
Si bien muchas opciones llevan su inventario en Excel, el software empresarial tiene ventajas sobre las hojas de cálculo.
El software especializado ofrece soluciones como la sincronización en tiempo real, detección de registros duplicados, lector de código de barras, gestión de múltiples almacenes, etc. Lo que lo hace una opción mucho más completa para las empresas.
2. Desequilibrio entre oferta y demanda
Predecir con exactitud la cantidad de productos necesarios sigue siendo un desafío. Por ello es importante apoyarse de métodos de gestión de inventarios y pronósticos que tomen en cuenta los datos históricos de la empresa y la estacionalidad.
En este sentido, un software de gestión de inventarios también puede ser de gran ayuda, al ofrecer pronósticos basados en los datos de la empresa o datos en tiempo real.
3. Errores humanos
Si bien el software de gestión de inventarios es de gran ayuda para reducir errores humanos y automatizar, los errores en la operación son un desafío constante que debe afrontarse desde el diseño de procesos y procedimientos.
4. Costos de almacenamiento
Mantener inventarios elevados puede ser costoso, especialmente si los productos no tienen alta rotación. Por lo que es relevante calcular adecuadamente los niveles óptimos de inventario, para mantener los costos a raya.
Conclusión
La gestión de inventarios es una pieza clave en la operación de cualquier empresa y que puede marcar la diferencia en los costos y en las utilidades.
Debido a ello es importante utilizar un software especializado que ayude a tener un inventario más preciso, con datos en tiempo real; así como con automatizaciones, que nos ayuden a reducir los tiempos de entrega y los errores humanos.
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