12 Errores más comunes en gestión de inventarios y cómo evitarlos

1. No contar con un sistema de control de inventarios adecuado

Muchas empresas aún utilizan métodos manuales o herramientas como las hojas de cálculo para gestionar su inventario. Esto puede llevar a que se cometan errores humanos, a no contar con datos actualizados en tiempo real y a tomar decisiones basadas en información desactualizada. ¿Cómo evitarlo? Lo más recomendable es implementar un software de gestión de inventarios que automatice los procesos, proporcione datos en tiempo real y facilite la toma de decisiones informadas.

2. No realizar inventarios físicos regularmente

El no contar los inventarios físicos de manera constante puede causar discrepancias entre los registros electrónicos y el inventario real, lo que puede traer problemas operativos y hasta causar pérdidas monetarias. ¿Cómo evitarlo? Programar de manera regular el conteo de inventarios físicos, donde la frecuencia dependerá del producto y de su rotación.

3. Falta de actualización en los registros de inventario

De igual manera, si no se actualiza el registro digital del inventario, existirán discrepancias con el inventario físico, lo que puede llevar a errores. ¿Cómo evitarlo? De nueva cuenta, implementar un sistema de gestión de inventarios que ayude a automatizar procesos como los conteos  cíclicos es la manera más sencilla de asegurarse que los registros estén actualizados en todo momento.

4. No utilizar pronósticos de demanda

El no pronosticar la demanda que se espera recibir cada mes puede resultar en desabastecimiento o exceso de stock. En el primer caso, afectando las ventas y en el segundo, disminuyendo la rentabilidad del negocio al aumentar los costos. ¿Cómo evitarlo? Realizar pronósticos de inventario que tomen en cuenta los datos históricos y la estacionalidad para tener un nivel de stock óptimo, aproximándose así al número real de los pedidos y ayudándote a evitar el desabastecimiento o exceso de stock.

5. Mal cálculo de la demanda

Subestimar la demanda puede generar problemas de desabastecimiento, lo que resulta en pérdidas de ventas y clientes insatisfechos. ¿Cómo evitarlo? Al realizar un pronóstico de la demanda es importante comparar los datos reales contra los pronosticados para asegurar un cálculo correcto en cada mes.

6. Exceso o falta de inventario

Sin importar cuál sea la razón, el tener un exceso de inventario eleva los costos del almacenamiento. Por su lado, la falta de productos puede llevar a una baja en las ventas si los clientes no encuentran lo que necesitan. ¿Cómo evitarlo? Por ello es importante monitorear las tendencias de venta y realizar pronósticos de demanda adecuados.

7. No tener un sistema de reorden eficiente

Sin un sistema de reorden adecuado, las empresas pueden caer en excesos o en faltas de inventario, por lo que saber cuándo realizar un pedido es esencial para una correcta operación. ¿Cómo evitarlo? Implementar un sistema de gestión de inventarios que notifique claramente cuándo debe ordenarse más producto en función de la demanda actual.

8. Gestión manual o descentralizada del inventario

Realizar los inventarios de forma manual o sin un sistema centralizado que permita tener visibilidad del stock en todas las bodegas dificulta conocer el estado real de los inventarios y tomar decisiones precisas, además, toma mucho más tiempo. ¿Cómo evitarlo? Implementar un software de gestión de inventarios que permita gestionar desde una sola plataforma, y en cualquier locación, las distintas bodegas y movimientos de mercancías es la forma más simple de solucionar este problema.

9. Errores en la codificación o registro de productos

Si los productos no tienen los códigos correctos, se pueden producir retrasos y errores, como un mal registro de los movimientos del inventario o que los clientes reciban el pedido equivocado. ¿Cómo evitarlo? Usar un sistema moderno de administración de inventarios con funciones de codificación, que permita crear códigos de barras y códigos QR, para dar un seguimiento más sencillo a las mercancías.

10. No considerar la rotación de inventario

Es importante conocer la tasa de rotación de los productos del inventario para evitar que los productos expiren, que se acumulen de manera innecesaria, que haya merma y pérdidas monetarias. ¿Cómo evitarlo? Calcular la rotación de cada producto e implementar sistemas adecuados para cada tipo de producto, como el PEPS (primeras entradas, primeras salidas), puede ayudar a evitar que esto ocurra. Adicionalmente, como en otros puntos que ya mencionamos, el correcto pronóstico de la demanda es de gran ayuda para la adecuada rotación de inventario.

11. No capacitar al personal en gestión de inventarios

La falta de capacitación del personal en gestión de inventarios puede llevar a que se comentan errores, a que ocurran accidentes y a que los productos se gestionen de manera inadecuada. ¿Cómo evitarlo? Crear un plan de capacitación dirigido a todos los miembros del área de almacén e inventarios, donde se toquen temas de procedimientos, seguridad, uso de software para inventarios y manejo adecuado del producto.

12. No analizar datos para optimizar el inventario

Información como los KPIs (indicadores clave del desempeño) pueden dar gran visibilidad acerca del estado de los inventarios y de las acciones que hay que hacer para mejorar, por lo que es vital para la toma de decisiones de esta área. ¿Cómo evitarlo? Es importante contar con un software de administración de inventarios que muestre las métricas más relevantes en tiempo real, para realizar una toma de decisiones adecuada y una correcta gestión de inventarios.

Cómo un software de gestión de inventarios ayuda a evitar estos errores

Como ya vimos, gran parte de los puntos mencionados puede resolverse con un software de inventarios. Entre sus ventajas se encuentran:

• Automatizar procesos y reducir errores humanos.
• Proporcionar visibilidad en tiempo real del estado del inventario.
• Integrar pronósticos de demanda y análisis de datos.
• Facilitar la toma de decisiones informadas y oportunas.

Al adoptar un sistema tecnológico adecuado, las empresas pueden optimizar su gestión de inventarios, mejorar la eficiencia operativa y aumentar la satisfacción del cliente.

Conclusión

Evitar los errores comunes en la gestión de inventarios es esencial para el éxito de las empresas. Implementar buenas prácticas y herramientas tecnológicas adecuadas puede marcar la diferencia en la eficiencia operativa y la rentabilidad del negocio. Si ya te has decidido a dar el siguiente paso, prueba FlexWM® Inventarios, nuestra solución completa de administración de inventarios. Agenda tu demo ahora. Con gusto te atenderemos.