Logística e Inventarios

12 KPIs para medir el correcto control de inventarios

Un control de inventarios eficiente es el corazón de la rentabilidad y la satisfacción del cliente en cualquier negocio que maneje productos. No se trata solo de saber cuánto tienes en el almacén, sino de entender cómo se mueve ese inventario, cuánto cuesta mantenerlo y si está satisfaciendo la demanda.

Para lograr esto, necesitas Key Performance Indicators (KPIs), o indicadores clave de rendimiento, que te proporcionen una visión clara y accionable.

Aquí te presentamos 12 KPIs fundamentales que debes tener en cuenta al administrar tus inventarios, para asegurar una gestión y un control correctos.

1. Tasa de Rotación de Inventario (Inventory Turnover Rate)

Este es, quizás, el KPI más crucial. Mide la frecuencia con la que se vende y se reemplaza el inventario en un período determinado. Una alta rotación suele ser un signo de eficiencia, que indica que el producto se vende rápidamente.

Fórmula:

Tasa de Rotación = Costo de los bienes vendidos (COGS) ÷ Inventario promedio

¿Por qué es importante? Una rotación baja puede indicar exceso de inventario, productos obsoletos o baja demanda. Una rotación muy alta podría significar que no tienes suficiente stock para satisfacer la demanda, lo que lleva a pérdidas de ventas.

2. Días de Inventario (Days Inventory Outstanding - DIO)

Directamente relacionado con la rotación, este KPI indica el número promedio de días que el inventario permanece en el almacén antes de ser vendido.

Fórmula:

DIO = (Inventario promedio ÷ COGS) × 365

¿Por qué es importante? Un DIO alto significa que tu dinero está inmovilizado en inventario por más tiempo, lo que aumenta los costos de mantenimiento. Un DIO bajo es deseable, ya que indica una gestión eficiente y un rápido retorno de la inversión.

3. Nivel de Servicio al Cliente (Fill Rate / Service Level)

Mide la capacidad de una empresa para satisfacer los pedidos de los clientes directamente desde el inventario disponible, sin recurrir a pedidos pendientes o envíos parciales.

Fórmula:

Nivel de Servicio (%) = (Pedidos completos ÷ Total de pedidos) × 100

¿Por qué es importante? Un nivel de servicio bajo indica problemas de stock y puede llevar a la insatisfacción del cliente y la pérdida de ventas futuras. Un nivel alto demuestra una buena gestión de la demanda y del stock de seguridad.

4. Tasa de Desabastecimiento (Stockout Rate)

Es el porcentaje de veces que un producto no está disponible cuando hay demanda. Es lo opuesto al nivel de servicio.

Fórmula:

Tasa de Desabastecimiento (%) = (Número de desabastecimientos ÷ Total de oportunidades de venta) × 100

¿Por qué es importante? Los desabastecimientos resultan en ventas perdidas, clientes insatisfechos y una posible migración a la competencia. Monitorearlo ayuda a ajustar los puntos de reorden y el stock de seguridad.
Ejemplo: Una panadería que se queda sin pan a media mañana pierde ventas y clientes.

5. Costo de Mantenimiento de Inventario (Inventory Carrying Cost)

Representa el costo total de tener inventario. Incluye el costo de almacenamiento (alquiler, servicios, seguros), los costos de capital (el costo de oportunidad del dinero inmovilizado), los costos de obsolescencia, daños y merma.

Fórmula:

Carrying Cost (%) = (Costos totales de mantenimiento ÷ Valor total del inventario) × 100

¿Por qué es importante? Un costo de mantenimiento elevado reduce la rentabilidad. Optimizarlo implica encontrar el equilibrio entre tener suficiente stock y no inmovilizar demasiado capital.

6. Precisión del Inventario (Inventory Accuracy)

Mide la concordancia entre el inventario físico real en el almacén y los registros del sistema.

Fórmula:

Precisión (%) = (Artículos con conteo exacto ÷ Total de artículos contados) × 100

¿Por qué es importante? La precisión es fundamental. Los errores llevan a desabastecimientos inesperados, excesos de stock, pérdidas financieras y decisiones de compra erróneas. El conteo cíclico es una herramienta clave para mejorar este KPI.

7. Edad del Inventario (Inventory Age)

Indica cuánto tiempo ha estado un artículo específico en el almacén.

Fórmula:

Edad promedio = Fecha de salida − Fecha de entrada

¿Por qué es importante? Ayuda a identificar productos de lento movimiento o inventario obsoleto antes de que se conviertan en “inventario muerto”, permitiendo tomar acciones como descuentos o promociones.

8. Tasa de Retorno (Return Rate)

El porcentaje de productos que los clientes devuelven. Aunque no es directamente un KPI de inventario, influye en él al aumentar el stock disponible (logística inversa) y generar costos de procesamiento.

Fórmula:

Tasa de Retorno (%) = (Productos devueltos ÷ Productos vendidos) × 100

¿Por qué es importante? Una alta tasa de retorno puede indicar problemas de calidad del producto, descripciones incorrectas o insatisfacción del cliente. Gestionar eficientemente las devoluciones es crucial para el inventario.

9. Rendimiento de Picking (Pick Rate)

Mide la eficiencia del proceso de recolección de pedidos en el almacén.

Fórmula:

Pick rate (%)= Número de líneas de pedido o artıículos recogidos÷Tiempo total de picking

¿Por qué es importante? Un bajo rendimiento de picking puede indicar ineficiencias en la disposición del almacén, la capacitación del personal o la tecnología utilizada, lo que ralentiza el cumplimiento de pedidos.

10. Tiempo de Ciclo de Pedido (Order Cycle Time)

Es el tiempo total que transcurre desde que un cliente realiza un pedido hasta que recibe el producto.

Fórmula

Tiempo del Ciclo del Pedido = (Fecha de Entrega – Fecha del Pedido) / Número Total de Pedidos Enviados

¿Por qué es importante? En el e-commerce actual, un tiempo de ciclo de pedido corto es una ventaja competitiva clave que mejora la satisfacción del cliente. La eficiencia del inventario juega un papel vital en este KPI.

11. Ventas por Metro Cuadrado de Almacén (Sales Per Square Foot)

Evalúa la eficiencia del uso del espacio de almacenamiento.

Fórmula:

Ventas/m² = Ventas totales ÷ Metros cuadrados de almacén

¿Por qué es importante? Un valor bajo puede sugerir un uso ineficiente del espacio, exceso de inventario o una distribución deficiente. Ayuda a optimizar el layout y la densidad de almacenamiento.

12. Tasa de Productos Dañados/Obsoletos (Damage/Obsolescence Rate)

Mide el porcentaje del inventario que se vuelve inservible o pierde valor debido a daños, caducidad u obsolescencia.

Fórmula:

Tasa de producto dañados(%) = (Valor de inventario dañado u obsoleto ÷ Valor total del inventario) × 100

¿Por qué es importante? Un alto porcentaje representa pérdidas directas. Este KPI ayuda a identificar problemas en el manejo, almacenamiento o en la precisión de la previsión de la demanda para productos con vida útil limitada.

Software de Control de Inventarios: la forma más simple de ver los KPIs

Monitorear todos estos KPIs puede ser una tarea extremadamente laboriosa, lenta y propensa a errores si se lleva a cabo de manera manual o Excel. Además, recopilar datos de múltiples fuentes, realizar cálculos complejos y generar informes puede consumir una cantidad significativa de tiempo y recursos.

Aquí es donde el software de gestión de inventarios se convierte en una herramienta indispensable, pues permite dar seguimiento a los KPIs de manera automática y tener tableros o dashboards con toda la información necesaria, aún con múltiples almacenes. Por lo que contar con este tipo de software es fundamental.

FlexWM® Inventarios, es nuestra solución completa diseñada para agilizar la operación de tu almacén. Si quieres conocer más sobre cómo te puede ayudar a automatizar la medición de tus KPIs, solicita tu demo de FlexWM® Inventarios para conocer las ventajas que puede traerle a tu negocio.

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Ing. Fernando Melchor

Director Comercial FlexWM®

Con una sólida formación como Ingeniero y una amplia experiencia en el ámbito de ventas y consultoría, me especializo en soluciones empresariales, ERP, aplicaciones empresariales, así como en la optimización de procesos relacionados con la calidad y la productividad en el mercado B2B. Mi enfoque va más allá de la simple implementación de tecnologías; busco potenciar el crecimiento y la eficiencia de las empresas a través de soluciones integrales y estratégicas.