Digitalizacion

5 pasos para digitalizar tu negocio

Las tecnologías digitales son cruciales para que una empresa crezca y prospere. De hecho, en 2024, la facturación de las pymes que adoptaron tecnologías digitales creció un 22%, mientras que las pymes que no invirtieron en estas tecnologías solo crecieron 2% (CONCANACO, 2025).

Por eso, en este artículo te explicamos qué es la digitalización, sus beneficios y los 5 pasos que debes de seguir para que tu pyme implemente tecnologías digitales de manera exitosa.

¿Qué es la digitalización?

La digitalización es el proceso de transformar las operaciones de un negocio mediante las tecnologías digitales. Es decir, pasar de gestionar el negocio en papel y comenzar a hacerlo mediante software especializado en contabilidad, almacén y otros aspectos específicos del negocio.

Esto implica automatizar procesos y la integración de distintas herramientas tecnológicas para mejorar la productividad y la eficiencia de la empresa.

7 Beneficios de la digitalización para las empresas

1. Ahorra tiempo con automatización

La automatización que proveen las herramientas digitales permite ahorrar tiempo en diversas tareas como llevar el control de entradas y salidas del inventario, gestionar clientes, generar órdenes de compra o venta e inclusive realizar la contabilidad del negocio.

Además, con la actualización en tiempo real, no tendrás que estar haciendo llamadas a otras sucursales para saber el estatus de las operaciones, lo que te ahorrará aún más tiempo.

2. Ahorro en costos

45.37% de las empresas que participaron en el estudio de CONCANACO reportaron una reducción en sus costos al implementar tecnologías digitales.

Esto se debe, no solo al ahorro en insumos físicos como papelería, tinta para impresión, etc., sino también al bajo costo del software empresarial y a lo poco que este aumenta conforme crece la empresa.

3. Aumento en las ventas y utilidades

Gracias a la mejora en la eficiencia operativa y a la reducción de los costos, las tecnologías digitales suelen ir acompañadas por un aumento en las ventas y en las utilidades.

Las pymes que adoptaron tecnologías digitales crecieron un 22%. Además, las empresas que implementaron un eCommerce vieron un aumento en ventas del 11% anual (CONCANACO, 2025).

4. Seguridad

El software especializado para empresas aumenta la seguridad de la información. Mientras que al usar documentos en papel o en hojas de cálculo cualquiera podría consultar la información y tener acceso a ella, en el software empresarial solo las personas autorizadas tienen acceso.

Gracias al control de acceso basado en roles puedes estar seguro de que la información delicada de tu empresa siempre estará protegida.

5. Mejor experiencia del cliente

La mejora en la eficiencia permite atender al cliente más rápidamente y atenderlo a través de nuevos canales (como redes sociales e eCommerce), lo que aumenta su satisfacción.

Además, las tecnologías digitales nos permiten recolectar reviews de nuestro negocio y opiniones de los clientes. De acuerdo con el ya mencionado estudio de CONCANACO, 36.77% de las empresas usan tecnologías digitales para recolectar retroalimentación de los clientes.

6. Toma de decisiones basada en datos

Las tecnologías digitales permiten tener datos y reportes en tiempo real. Gracias a esto se puede tener una visión clara y actualizada de las operaciones de la empresa en todo momento, así como una toma de decisiones más informada y acertada.

7. Mejora en la colaboración interna

Puesto que las aplicaciones digitales guardan la información en la nube, la información puede ser consultada en múltiples locaciones por distintos miembros del equipo en tiempo real. Esto mejora la comunicación interna ampliamente.

5 retos para la digitalización de pymes

Algunos retos que deberás enfrentar durante el proceso de digitalización son:

1. Resistencia al cambio

Las personas se encuentran acostumbradas a realizar procesos y tareas de cierta manera, por lo que pensar en aprender una nueva forma de hacerlo puede resultar estresante y generar resistencia de parte de los empleados y directivos.

2. Infraestructura

Si bien las aplicaciones empresariales suelen ser económicas, adquirir el equipo necesario para usarlas (laptops, tablets, etc.) puede representar una inversión significativa.

3. Capacitación del personal

La capacitación es crucial para el éxito de la digitalización. Es necesario que los empleados adquieran nuevas habilidades digitales.

Esto es especialmente importante en generaciones mayores, donde el uso de equipos de cómputo es menos frecuente.

4. Elección de herramientas adecuadas

Hoy en día la oferta de software especializado para empresas es muy grande, por lo que es importante tomarse el tiempo de comparar para encontrar la que ofrece mejor costo-beneficio.

5. Integración de sistemas

Conforme se van necesitando una mayor cantidad de funciones, integrar distintas aplicaciones entre sí se puede volver complicado. Sobre todo si la integración requiere del trabajo de desarrolladores.

¿Cómo digitalizar tu negocio? 5 pasos clave

1. Evalúa el estado actual de digitalización

Lo primero es conocer en qué etapa de digitalización se encuentra tu negocio.

De acuerdo con el estudio de Transformación Digital 2020 de Cisco, existen 4 etapas de digitalización en las empresas:

Indiferencia digital: Los procesos se hacen de manera manual, hay una falta de habilidades digitales, solo se usan hojas de cálculo. No hay un plan de digitalización.
Observador digital: Los procesos no están automatizados, pero se usa software empresarial. Existe un plan de digitalización y se invierte en capacitación en habilidades digitales.
Contendiente digital: Los procesos principales están automatizados. Se tiene un plan detallado y estrategias de digitalización. Se sigue invirtiendo en capacitación.
Nativo digital: Se tiene una estrategia de innovación digital. Todos los procesos están automatizados y los colaboradores cuentan con los conocimientos digitales necesarios. Todo esto es una ventaja competitiva relevante.

2. Crea un plan con metas y prioridades claras

Definir metas específicas y medibles es esencial para una digitalización efectiva.

Para empezar, identifica los procesos más relevantes de la empresa, que requieren digitalización. Ponlos en una lista.

Por ejemplo, en una empresa que se dedica a la venta de insumos podrían venir a la mente procesos como:

Gestión de inventarios
Gestión de clientes
Logística de envíos

Una vez identificados estos procesos, prioriza del más importante al menos importante.

Céntrate 100% en la prioridad 1. Recomendamos que de inicio solo te centres en un proceso para que la implementación sea más sencilla y eficiente, y veas los resultados que esperas.

El resto de los procesos los puedes ir digitalizando sobre la marcha, de acuerdo a las prioridades establecidas en el plan de digitalización.

3. Compara y elige las mejores soluciones para tu empresa

Investigar y evaluar las mejores opciones tecnológicas es clave. Para ello recomendamos:

Haz una lista de las funciones que necesitas en un software empresarial.
Compara diferentes plataformas y software disponibles en el mercado para ver cuáles cumplen con las funciones que necesitas.
Analiza los costos para ver si las distintas ofertas se adaptan a tu presupuesto.
Siempre solicita una demo para verificar el funcionamiento del software, preguntar dudas y asegurarte de que cumple con tus requerimientos.

4. Capacita a tu equipo

No importa si tienes las mejores herramientas: Si tu equipo no sabe usarlas, todos tus planes se vendrán abajo. He ahí la importancia de la capacitación.

Crea un plan de capacitación donde escribas a detalle qué tiene que saber cada miembro del equipo de acuerdo a su rol.
Luego, agenda capacitaciones teóricas y prácticas en las que tu equipo pueda aprender a usar las nuevas tecnologías y practicar cómo realizar tareas en ellas.
Además de las capacitaciones técnicas, asegúrate de dar sesiones sobre las ventajas de las nuevas tecnologías para atacar la resistencia al cambio. Resalta los beneficios para el trabajador, como hacer tareas más fácilmente, en menos tiempo, con menos estrés, etc.
No te olvides de escuchar la retroalimentación de los trabajadores.

5. Evalúa continuamente y escala

La digitalización es un proceso continuo, por ello es importante monitorear los resultados, dar capacitación continua y evaluar si el plan va como se esperaba. De esta forma se pueden hacer los ajustes necesarios a la estrategia.

Si el plan va bien, es momento de digitalizar los procesos siguientes, marcados en el plan de digitalización. Dentro de poco, todas tus operaciones podrían haber cambiado para bien.

En resumen

La digitalización es una gran oportunidad para que tu empresa mejore su eficiencia, sea más competitiva y crezca en términos de ventas y utilidades.

A pesar de los retos, con una estrategia bien planificada y la elección adecuada de herramientas tecnológicas, cualquier empresa puede lograr una transformación digital exitosa. ¡El momento de empezar es ahora!

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Ing. Fernando Melchor

Director Comercial FlexWM®

Con una sólida formación como Ingeniero y una amplia experiencia en el ámbito de ventas y consultoría, me especializo en soluciones empresariales, ERP, aplicaciones empresariales, así como en la optimización de procesos relacionados con la calidad y la productividad en el mercado B2B. Mi enfoque va más allá de la simple implementación de tecnologías; busco potenciar el crecimiento y la eficiencia de las empresas a través de soluciones integrales y estratégicas.