13 funciones que debe tener tu software de gestión de inventarios

1. Seguimiento de Inventario en Tiempo Real

Esta es la base de cualquier buen software de inventarios. Te permite saber en todo momento y con precisión la cantidad exacta de cada producto que tienes en stock, su ubicación y su estado (disponible, reservado, en tránsito, etc.).

• ¿Por qué es crucial? Evita los desabastecimientos y los excesos de stock, reduce el riesgo de vender productos que no tienes, y facilita la toma de decisiones rápidas sobre compras y ventas. Sin visibilidad en tiempo real, operamos a ciegas.
• Ejemplo práctico: En una tienda de ropa, puedes saber en qué sucursal está disponible una talla específica y coordinar su traslado para evitar perder una venta.

2. Gestión de Entradas y Salidas (Recepción y Despacho)

Un software eficiente debe manejar sin esfuerzo el flujo de mercancías. Esto incluye la recepción de nuevos productos (validando cantidades, calidad y registrando lotes/fechas de caducidad) y el despacho de pedidos (picking, packing y preparación para el envío).

• ¿Por qué es crucial? Agiliza el movimiento de productos, minimiza errores en la entrada y salida, y asegura que los pedidos se preparen y envíen correctamente y a tiempo.
• Ejemplo práctico: Un almacén de alimentos puede registrar la fecha de entrada de cada lote y automatizar el despacho priorizando productos con menor vida útil.

3. Optimización del Almacén y Ubicaciones

Esta función te ayuda a organizar tu espacio físico de manera inteligente. Permite definir ubicaciones exactas (pasillo, estantería, nivel, bin) y optimizar el almacenamiento de productos según su tamaño, frecuencia de movimiento (análisis ABC) o compatibilidad.

• ¿Por qué es crucial? Reduce los tiempos de búsqueda, mejora la eficiencia en el picking, aprovecha al máximo el espacio disponible y minimiza los daños por una mala colocación de productos.
• Ejemplo práctico: Una empresa de repuestos de maquinaria puede reducir el tiempo de búsqueda al asignar ubicaciones estratégicas para piezas de alta rotación.

4. Gestión de Pedidos y Fulfillment

Un software integral conecta directamente el inventario con el proceso de ventas. Permite recibir y procesar pedidos de diferentes canales (e-commerce, tienda física, ventas al por mayor), asignar el inventario disponible y coordinar el cumplimiento, desde la preparación hasta el envío.

• ¿Por qué es crucial? Centraliza la gestión de pedidos, asegura un cumplimiento rápido y preciso, y proporciona al cliente información en tiempo real sobre el estado de su compra.
• Ejemplo práctico: Un e-commerce puede sincronizar automáticamente su stock con el marketplace y evitar vender productos agotados.

5. Previsión de la Demanda y Puntos de Reorden

Esta función avanzada utiliza datos históricos de ventas, estacionalidad y otras variables para predecir la demanda futura de tus productos. Con base en esta previsión y los tiempos de entrega de tus proveedores, el software puede calcular y sugerir automáticamente los puntos de reorden y las cantidades óptimas a comprar.

• ¿Por qué es crucial? Permite compras inteligentes, lo que evita tanto el exceso de stock (y sus costos de mantenimiento) como la escasez de productos (y la pérdida de ventas).

• Ejemplo práctico: Una refaccionaria calcula las ventas de aceite que tendrá el mes siguiente, basados en las ventas de meses anteriores, para saber cuántos litros de aceite pedirá al proveedor.

6. Informes y Análisis de KPIs

Más allá de mostrar datos, un buen software debe convertirlos en información valiosa. Ofrece paneles de control (dashboards) personalizables e informes detallados sobre KPIs clave como la tasa de rotación, días de inventario, precisión del inventario, productos de lento movimiento, y más.

• ¿Por qué es crucial? Facilita la toma de decisiones estratégicas al identificar rápidamente tendencias, problemas y oportunidades de mejora en la gestión de tu inventario.
• Ejemplo práctico: Una empresa detecta que un producto permanece en almacén 120 días en promedio y ajusta su estrategia de compras para reducirlo a 60 días.

7. Integración con Otros Sistemas y aplicaciones

Un software de gestión de inventarios es más potente cuando se comunica con otras herramientas de tu negocio. Debe poder integrarse sin problemas con tu sistema de punto de venta (POS), plataforma de e-commerce, software de contabilidad/ERP y sistemas de gestión de almacenes (WMS) o transporte (TMS) y hasta con tu sistema de gestión de documentos.

• ¿Por qué es crucial? Crea un ecosistema empresarial cohesivo, elimina la duplicidad de datos, automatiza flujos de trabajo y proporciona una visión unificada de tus operaciones.
• Ejemplo práctico: FlexWM® Inventarios se integra con herramientas como Google Workspace para gestionar documentos, Metabase para inteligencia de negocio, Zebra y LabelJoy para el escaneo de códigos de barras y códigos QR. Además de contar con una API para integrarse a otras aplicaciones.

8. Gestión de Lotes y Fechas de Caducidad (para productos específicos)

Fundamental para industrias como alimentos, farmacéutica o cosméticos. Permite rastrear productos por número de lote y gestionar sus fechas de caducidad , asegurando que los artículos más antiguos o con menor vida útil se vendan primero (FIFO).

• ¿Por qué es crucial? Reduce el desperdicio, garantiza la seguridad del producto y ayuda a cumplir con las normativas específicas de la industria.
• Ejemplo práctico: Una farmacéutica utiliza el sistema para asegurar que ningún medicamento con fecha próxima a vencer permanezca sin vender.

9. Auditoría y Conteo Cíclico

Para asegurar la precisión, el software debe soportar la realización de conteos físicos y cíclicos . Permite planificar recuentos regulares de pequeñas porciones del inventario, al comparar el stock físico con los registros del sistema.

• ¿Por qué es crucial? Mantiene la precisión del inventario alta sin necesidad de paradas operativas para grandes conteos anuales, identificando y corrigiendo discrepancias de forma continua.
• Ejemplo práctico: Un distribuidor de electrónicos realiza conteos semanales en áreas críticas para mantener la precisión por encima del 98%.

10. Gestión de Usuarios y Permisos

Esta función asegura que solo el personal autorizado tenga acceso a ciertas operaciones o datos. Permite asignar roles y permisos específicos para diferentes usuarios, garantizando la seguridad de la información y la integridad de las operaciones.

• ¿Por qué es crucial? Protege tu inventario de manipulaciones no autorizadas, reduce errores humanos y asegura la confidencialidad de tus datos empresariales.
• Ejemplo práctico: En una cadena de tiendas, los gerentes pueden aprobar ajustes de inventario mientras que los vendedores solo registran ventas.

11. Lectura de Código de Barras y QR

La capacidad de leer códigos de barras y QRs es una función esencial que agiliza drásticamente las operaciones y reduce errores en el almacén ( a diferencia del conteo manual o en excel , que toman más tiempo).

• ¿Por qué es crucial? Permite una entrada de datos rápida y sin errores manuales al recibir mercancía, identificar productos para picking, realizar inventarios físicos o procesar devoluciones. Al escanear, el sistema actualiza la información en tiempo real, lo que elimina discrepancias y mejora la visibilidad del stock.
• Ejemplo práctico: Flex WM Inventarios es un software que se integra con los lectores Zebra y con LabelJoy. Esto permite que los productos se registren al instante en el sistema.

12. Trazabilidad de producto

Para la gestión de lotes y fechas de caducidad, la trazabilidad de producto es indispensable para industrias con productos de alto valor o donde el control granular es crítico (ej. electrónica, maquinaria, farmaceúticas, etc).

• ¿Por qué es crucial?: Esta función permite un control único para cada unidad de producto, pues permite rastrear el historial exacto de un artículo individual desde su fabricación hasta su venta y transporte. 
• Ejemplo práctico: Una empresa de dispositivos médicos puede rastrear cada máquina por su número de serie para asegurar que cumple con las regulaciones de seguridad, gestionar sus ciclos de mantenimiento y, en caso de un fallo, identificar rápidamente dónde se vendió y cómo recuperarla.

13. Versión móvil

Una aplicación móvil o una interfaz web optimizada para dispositivos móviles (teléfonos inteligentes o tabletas) extiende el poder del software de inventarios a la palma de la mano. Permite a los equipos del almacén, vendedores en tienda o personal de reparto, contar con un abanico de beneficios como:

• Realizar tareas desde cualquier ubicación, ya sea dentro o fuera del almacén.
• Acceder a información en tiempo real donde se necesite
• Aumentar la flexibilidad operativa

Elige el sistema de gestión de inventarios correcto

Elegir el software de gestión de inventarios adecuado es una inversión estratégica que puede redefinir la eficiencia operativa de tu negocio. Al buscar una solución, prioriza aquellas que ofrezcan estas funciones esenciales. 

Un sistema completo no solo te ayudará a controlar lo que tienes, sino que te empoderará para tomar decisiones más inteligentes, satisfacer mejor a tus clientes y impulsar un crecimiento sostenible.

Si buscas un software que cubra estas funciones básicas y además integre funciones avanzadas, solicita tu demo de FlexWM® Inventarios . Con gusto te atenderemos.